CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: SEI IN REGOLA?
Imprenditore, siamo certi che hai già un archivio aziendale.
Sì, quell’armadio in fondo a chissà quale stanza, di cui non sai praticamente nulla.
No, no, no…fermati! quello che stiamo per dirti dovrebbe interessarti!
La legge in materia è cambiata.
Ci sono nuovi obblighi, nuove responsabilità, nuovi rischi, di cui non puoi non tenere conto!
Da gennaio 2022, sono infatti entrate in vigore le nuove Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid), che stabiliscono degli obblighi ben precisi per tutte le aziende, del settore pubblico e privato, in ordine alla conservazione dei documenti.
Sai cosa significa questo?
Nuovi obblighi = nuove regole = nuove sanzioni in caso di mancato adeguamento!
Ma andiamo con ordine…
In questa guida, ti indicheremo esattamente cosa fare per essere in regola con la normativa sulla conservazione documentale.
1. Nuove Linee Guida Agid per la conservazione digitale
Ok, l’archivio ce l’hai già.
Ma come saprai, oggi la maggior parte dei documenti aziendali viene dematerializzata o direttamente prodotta in formato digitale. Per questo, l’intera gestione documentale si è spostata sul piano digitale.
Hai già implementato e organizzato un archivio digitale, vero?
Contattaci, non sei in regola!
Non sei in regola perché il Legislatore, con l’emanazione del Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD), e l’Agenzia per l’Italia Digitale, con le Linee Guida di Dicembre 2015, avevano già individuato delle regole per la corretta gestione del sistema informatico aziendale, ponendo particolare attenzione sull’archiviazione, l’accesso, la reperibilità e la sicurezza dei documenti ivi conservati.
Ora con le nuove Linee Guida la disciplina è anche più severa.
Quindi un sistema informatico aziendale, organizzato per la conservazione e l’archiviazione dei documenti digitali, dovresti per legge già averlo…
Se così non fosse, questo è il momento perfetto per dotarti di tale sistema, chiaramente aggiornato secondo le Nuove Linee Guida AgID.
2. Andiamo al sodo: i tuoi nuovi obblighi
Innanzitutto, lo sai cosa devi conservare?
Tutti i documenti di carattere fiscale. Parliamo quindi di fatture, contratti, registri contabili, PEC. Assieme a questi devi conservare anche i relativi metadati.
Meta….che? I metadati, ossia “i dati dei dati”. Le informazioni identificative del documento digitale, quali, ad esempio, data di chiusura, oggetto, soggetto produttore, destinatario, etc.
Come conservare questi documenti?
Serve un apposito sistema digitale di conservazione, che rispetti i parametri indicati dalle Linee Guida, ossia il modello OAIS (Open Archival Information System), lo Standard ISO 14721, e lo Standard SInCRO.
Ma chi si occupa di vigilare che tutto sia in regola?
Devi nominare un Responsabile della Conservazione. Un soggetto che concretamente, e non solo sulla carta, si prenda la responsabilità di monitorare le attività di conservazione.
Ma come si fa a controllare che la conservazione sia in regola?
Serve un Manuale di Conservazione! Una procedura che il Responsabile deve redigere e poi rispettare per svolgere le sue attività di controllo.
E…se non faccio tutte queste attività?
Non chiederlo. Sai già la risposta.
Il mancato adeguamento alla normativa a cui si è accennato può comportare delle conseguenze, e dunque dei profili di responsabilità, e dunque delle sanzioni, sia sul piano civile che penale.
3. Soluzioni per te
Lo sappiamo. Ti senti un po’ spaesato… d’altronde, tu sei un Imprenditore e queste sono attività di cui si debbono occupare i tuoi consulenti legali e informatici di fiducia.
Quindi, come prima cosa: contatta i tuoi consulenti e chiedi loro indicazioni su come procedere.